Demanding, Cara Sukses Mencapai Tujuan

Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net

Beberapa waktu yang lalu saya diskusi dengan team saya, dalam rangka coaching. Dalam sesi coaching ini, tema yang ditawarkan adalah TODE (Take ownership, Outside-in, demanding, End-to-end) dan Performance. Sebagian besar memilih tema Demanding. Saya bertanya, mengapa mayoritas memilih demanding? Ternyata alasan yang paling dasar adalah kesulitan mereka dalam demand (request) kepada orang (tim) lain. Delivery time dari orang/pihak/tim/rekan kerja yang di-request, sangat sering tidak sesuai harapan. Kadang hanya meminta data yang sederhana saja, rekan kerja memberinya beberapa hari kemudian, itupun setelah diingatkan beberapa kali.

Dalam diskusi coaching itu, kita mencoba mengupas sampai tuntas, mengapa orang lain tidak memberi sesuai yang kita harapkan? Di kantor ini, kita sudah mafhum dengan budaya kerja “kepuasan pelanggan adalah hal yang utama”, kita berasumsi bahwa semua orang punya semangat untuk memberikan yang terbaik. Namun tampaknya, banyaknya beban pekerjaan, menyebabkan orang tidak mudah untuk menentukan prioritas. Juga banyaknya pekerjaan, orang kadang lupa dengan request kita. Oleh karena itu, kita dituntut untuk lebih demanding. Kita perlu melakukan tindakan yang lebih, tidak sekedar meminta dan menunggu diberi.

Demanding, melakukan tindakan yang lebih dari sekedarnya, bisa berupa:

  1. Menyampaikan value atau urgensi dari yang kita minta
  2. Melakukan pendekatan personal
  3. Membuat komitment yang jelas yang disepakati bersama

Pertama, menyampaikan value atau urgensi. Tim saya adalah IT security. Contoh request yang sering kita lakukan adalah meminta administrator system untuk segera menutup vulnerability finding. Misalkan kita menemukan vulnerability bahwa password server tidak aman, lalu kita meminta admin untuk segera mengganti passwordnya. Nah, di sinilah kita perlu menyampaikan valuenya. Buat perusahaan, ini penting sekali, karena kalau sampai system dijebol karena password tidak aman, maka resiko system down akan besar. Buat admin, kalau sampai system down, maka dia akan kerepotan dan sibuk dengan tindakan recovery-nya. Sebenarnya, admin sangat mengetahui value ini, namun kalau kita sampaikan dan pertegas, maka sense (kesadaran) sang administrator akan semakin meningkat.

Kedua, lakukan pendekatan personal. Biasanya, request disampaikan melalui email. Setelah request dikirim, ada baiknya sang admin itu ditelpon, bahkan kalau perlu didatangi. Tanyakan apakah admin sudah menerima email apa belum. Kadang-kadang, email yang di inbox admin itu sangat banyak. Kemungkinan email terlewatkan bisa diminimalisasi dengan minta konfirmasi lewat telpon atau ditemui. Selain itu, ini semakin menunjukkan bahwa yang kita minta itu penting.

Ketiga, buat komitment. Kalau hanya sekedar meminta agar password diganti, tanpa dibuat komitmen kapan ini akan selesai, maka targetnya tidak jelas sehingga sang admin bisa melakukan kapan saja kalau dia sempat. Untuk itu, kita sebagai pihak yang meminta:

  1. Propose waktu deliver yang kita minta, misalkan password sudah diganti 3 hari dari sekarang. Di sini, kita yang men-drive, kita aktif mengajukan waktu delivery.
  2. Misalkan admin keberatan karena itu terlalu cepat, dia butuh waktu untuk menganalisa system-system yang terkait, dan perubahan password akan berimpact pada perubahan konfigurasi di system lainnya. Selanjutnya, kita propose dimundurkan 1 hari menjadi 4 hari dari sekarang. Kalau dia masih keberatan, propose lagi dengan incremental 1 hari. Lakukan terus sampai tercapai kesepakatan.
  3. Kalau misalkan di awal request, sang admin yang propose duluan, dia propose bahwa password akan diganti dalam 8 hari. Coba tawar setengahnya, misalnya 4 hari. Bila dia tidak setuju, lakukan tawar-menawar sampai tercapai kesepakatan.

Manfaat lain dari tawar-menawar yang kita lakukan, selain untuk membuat komitment, ini menunjukkan bahwa request yang kita minta ini penting.

Misalkan komitment disepakati bahwa password akan diganti dalam 5 hari ke depan. Jangan lupa, tiap hari atau 2 hari kita hubungi misalnya lewat telpon, untuk menanyakan progressnya. Ini penting sekali, karena bisa jadi rekan kerja ini lupa, sehingga kalau diingatkan lebih awal, resiko telatnya lebih kecil.

Ini adalah contoh praktis perilaku demanding. Kita buat komitment/kesepakatan yang jelas, dan kita membantu/mengingatkan rekan kerja kita untuk tetap menjalankan komitment. Sederhana sekali, bukan? Silahkan dicoba. Setelah request dipenuhi, jangan lupa untuk menyampaikan terima kasih 🙂

This entry was posted in Managing People, Tips Karir and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *